解放軍文職招聘考試杰納公司未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展-解放軍文職人員招聘-軍隊(duì)文職考試-紅師教育
發(fā)布時(shí)間：2017-10-19 21:32:04杰納公司未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展杰納設(shè)備制造公司位于華東某地，長(zhǎng)期以來(lái)，作為專業(yè)從事HT型水電設(shè)備的生產(chǎn)制造廠家，杰納對(duì)于該類型設(shè)備的設(shè)計(jì)能力與制造水平在業(yè)內(nèi)首屈一指，受到同行及用戶的肯定。杰納公司的核心競(jìng)爭(zhēng)能力在于以總工李明為代表的技術(shù)開發(fā)力量，以及公司所具備的在同行中獨(dú)一無(wú)二的柔性機(jī)械加工中心。所以，一般情況下，業(yè)內(nèi)有關(guān)項(xiàng)目的招標(biāo)，杰納公司只要參與，基本是十拿九穩(wěn)。但是近年來(lái)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，杰納公司內(nèi)外部環(huán)境出現(xiàn)了一些新情況，從而使公司的進(jìn)一步發(fā)展受到了前所未有的挑戰(zhàn)。首先，杰納公司作為歷史悠久的國(guó)有企業(yè)，受建廠初期決策的局限，廠址選在遠(yuǎn)離中心城市的山區(qū)縣城。結(jié)果隨著我國(guó)人事制度的改革，人才流動(dòng)頻繁，再加上同類企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，使得廠內(nèi)技術(shù)骨干人心浮動(dòng)，僅最近兩年來(lái)流失的科技人員就多達(dá)20余名。顯然，那些有能力離開并被同行接受的往往都是在技術(shù)上能獨(dú)擋一面挑大梁的骨干。也正因此，杰納公司被國(guó)內(nèi)同行戲稱為培養(yǎng)行業(yè)技術(shù)設(shè)計(jì)人才的 黃埔軍校 ，被競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)看作是挖墻腳、爭(zhēng)人才的主要對(duì)象。目前人才流失已成為制約公司技術(shù)設(shè)計(jì)水平提高的心腹之患。第二，杰納公司作為大型國(guó)企，在企業(yè)運(yùn)行機(jī)制上也存在著一些問(wèn)題。主要是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)由上級(jí)主管部門任命，而由于長(zhǎng)期來(lái)公司內(nèi)部人事關(guān)系復(fù)雜，爭(zhēng)權(quán)奪利現(xiàn)象嚴(yán)重，致使許多上任的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心自己位置甚于關(guān)心經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。由于核心領(lǐng)導(dǎo)任期由上級(jí)決定，且變動(dòng)頻繁，使得領(lǐng)導(dǎo)不想也不能考慮公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)行為短期化。內(nèi)部摩擦所耗費(fèi)的精力過(guò)多，使得行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)技術(shù)、生產(chǎn)及市場(chǎng)關(guān)注不多，公司運(yùn)作的好壞真的有點(diǎn)是建立在相關(guān)技術(shù)人員的個(gè)人良心與責(zé)任感基礎(chǔ)之上了。目前這種情況受到了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的挑戰(zhàn)，例如，最近一段時(shí)間來(lái)，公司在好幾個(gè)原先看來(lái)勝券在握的大型項(xiàng)目竟標(biāo)中敗給了一些新近崛起的中外合資企業(yè)。這使得公司領(lǐng)導(dǎo)有點(diǎn)內(nèi)外交困之感。第三，作為一個(gè)技術(shù)性很強(qiáng)的大型水電設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)，杰納公司的產(chǎn)品銷售通常都是由總工李明及相關(guān)核心技術(shù)人員出面，通過(guò)投標(biāo)而承接項(xiàng)目的。這種運(yùn)作方式的優(yōu)點(diǎn)在于，技術(shù)與市場(chǎng)緊密結(jié)合；再依托公司很強(qiáng)的加工制造能力，從而保證了公司的對(duì)于市場(chǎng)的快速響應(yīng)。這種運(yùn)作模式的問(wèn)題在于，公司對(duì)公司運(yùn)作實(shí)際上是失控的，因?yàn)槭袌?chǎng)與技術(shù)是一體的，市場(chǎng)關(guān)系主要體現(xiàn)在有關(guān)骨干技術(shù)人員身上，．所以一旦技術(shù)人員流失，就會(huì)涉及公司的市場(chǎng)生存能力。這一問(wèn)題，隨著公司總工李明及有關(guān)骨干技術(shù)人員跳槽去了位于省城的一個(gè)同行民營(yíng)GT設(shè)計(jì)院，最近一段時(shí)間以來(lái)顯得尤為突出，公司技術(shù)人員更出現(xiàn)了嚴(yán)重青黃不接的情況。當(dāng)然；這里值得一提的是，好在公司所在的HT型水電設(shè)備的生產(chǎn)制造領(lǐng)域，用戶比較看重公司的歷史，也就是過(guò)去生產(chǎn)安裝的設(shè)備的運(yùn)行情況，這樣使得一些新興的國(guó)內(nèi)同行企業(yè)至少在短期內(nèi)在與杰納公司的競(jìng)爭(zhēng)上還處于劣勢(shì)，一時(shí)還不易撼動(dòng)杰納公司的強(qiáng)者地位。也正因?yàn)槿绱?，一些跳槽離開杰納公司的技術(shù)人員，在業(yè)務(wù)開拓與個(gè)人發(fā)展上也面臨新的挑戰(zhàn)。一方面，在中心城市很難找到生產(chǎn)HT型設(shè)備或同類設(shè)備的公司，即難以找到專業(yè)對(duì)口、能充分發(fā)揮自身技術(shù)特長(zhǎng)的公司。另一方面，即使找到比較相近時(shí)公司，在試圖通過(guò)相關(guān)拓展進(jìn)入與杰納公司同樣的設(shè)備市場(chǎng)時(shí)，也遇到困難，主要是用戶基于對(duì)杰納公司的信任，一般不太愿意與其他歷史較短的新公司打交道。鑒此；最近有幾位原先從公司中出去在省城工作的技術(shù)人員，提出與公司進(jìn)行優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)合作，在省城以民營(yíng)的方式建立杰納公司技術(shù)開發(fā)中心，將從杰納公司跳槽出去滯留省城的那些技術(shù)設(shè)計(jì)與開發(fā)人員重新聚集到一起，與杰納公司的生產(chǎn)制造能力結(jié)成互為依托的關(guān)系，共同迎接同行里的中外合資企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)。其一，考慮到杰納公司目前地處距省城幾百公里的山區(qū)縣城，一方面，當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)，就業(yè)機(jī)會(huì)少，就地招聘的工人成本低，且穩(wěn)定性高，比較容易管理。另一方面，公司成立以來(lái)，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的投資，已形成了規(guī)模巨大的固定資產(chǎn)，特別是一些大型制造設(shè)備，要進(jìn)行異地搬遷重建，代價(jià)高昂。當(dāng)然，，還有公司的許多于部也都在當(dāng)?shù)匕布疑?，真正要搬遷也不太現(xiàn)實(shí)。所以，未來(lái)需繼續(xù)以此作為公司發(fā)展的 生產(chǎn)基地 。其二，公司作為專業(yè)設(shè)備生產(chǎn)廠家，技術(shù)開發(fā)力量是其核心競(jìng)爭(zhēng)力構(gòu)建的關(guān)鍵。張濱看到，原公司總工程師李明所在GT設(shè)計(jì)院；由于缺乏生產(chǎn)制造力量，；在前水電設(shè)備項(xiàng)目承接方面也面臨制約。擬與該設(shè)計(jì)院實(shí)現(xiàn)合作，并在吸收骨干技術(shù)人員個(gè)人參股的基礎(chǔ)上，組建專門的民營(yíng)水電設(shè)備研究所，作為公司的 技術(shù)中心 。這樣，既可以利用李明對(duì)于原來(lái)流失的技術(shù)骨干的號(hào)召力，將在省城的技術(shù)人員重新吸引到 技術(shù)中心 ，并采取措施留學(xué)生住優(yōu)秀技術(shù)人才，增強(qiáng)公司產(chǎn)品的技術(shù)開發(fā)后勁；又可以使得李明等跳槽人員解決長(zhǎng)期的生產(chǎn)毛制造能力弱的后顧之憂。顯然，發(fā)展這種相互依托關(guān)系，可以實(shí)現(xiàn)雙贏的結(jié)果，也是合作各方所共同希望的。思路理清后，張濱首先在公司領(lǐng)導(dǎo)班子內(nèi)部統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，使大家看到伴隨著國(guó)企改革以及我國(guó)加入WTO的大趨勢(shì)，未來(lái)企業(yè)發(fā)展如果不能按市場(chǎng)規(guī)律運(yùn)作，提升自身競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，必將面臨大家都沒(méi)有飯吃的局面，從而獲得了班子對(duì)于發(fā)展思路的支持，接著，張濱就全力開始落實(shí)戰(zhàn)略思路的工作，與李明接洽后，很快就在省城成立了公司的 技術(shù)中心 --民營(yíng)水電設(shè)備研究所，并通過(guò)李明的努力，重新將許多原先從公司流失的技術(shù)人員召回到技術(shù)中心，從而有效地解決了杰納公司長(zhǎng)期發(fā)展的技術(shù)開發(fā)后勁不足的問(wèn)題。辦完這些事，張濱的心情似平一下子輕松于不少。根據(jù)案例所提供的情況，請(qǐng)回答下列問(wèn)題：1．長(zhǎng)期以來(lái)，杰納公司發(fā)展所依據(jù)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)主要是：A具有獨(dú)一無(wú)二的從事HT水電設(shè)備生產(chǎn)制造的大型機(jī)械加工中心B地區(qū)遠(yuǎn)離省城的山區(qū)縣城，公司生產(chǎn)所需的勞動(dòng)力的成本要較同行低。C．有一支很強(qiáng)的技術(shù)骨干隊(duì)伍，產(chǎn)品設(shè)計(jì)水平在同行內(nèi)首屈一指。D．到同行認(rèn)可與用戶的HT型水電設(shè)備的設(shè)計(jì)和制造能力。2．妨礙杰納公司當(dāng)前問(wèn)題解決的深層原因有多個(gè)方面，你認(rèn)為以下哪一個(gè)最為關(guān)鍵？A。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，我國(guó)即將加入WTO。B．公司骨干技術(shù)人員流失，：技術(shù)開發(fā)力量不足。C．領(lǐng)導(dǎo)精力內(nèi)耗，行為短期化嚴(yán)重。D．地理位置因素導(dǎo)致技術(shù)人員流失。3．杰納公司新任總經(jīng)理提出的合作思路能實(shí)現(xiàn)雙贏，最主要是由于：A．流失的技術(shù)人員能夠?qū)芗{公司未來(lái)發(fā)展加以有效控制。B．杰納公司可以重新控制原先已流失的技術(shù)人員。C．合作雙方相互依賴并可以實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。D．杰納公司能夠召回包括總工在內(nèi)的流失骨干技術(shù)人員。4．在省城成立的公司 技術(shù)中心 --民營(yíng)水電設(shè)備研究所，能夠成立并保證今后長(zhǎng)期成功運(yùn)作的基礎(chǔ)是什么 ？ -A．張濱與李明具有長(zhǎng)期合作共事的良好基礎(chǔ)。B．李明對(duì)公司原已流失的技術(shù)人員有凝聚力。C．對(duì)參與合作各方的長(zhǎng)期發(fā)展有利。D．A+B+C。5．杰納公司所流失的技術(shù)人員在新單位工作時(shí)，其業(yè)務(wù)開拓往往會(huì)遇到許多困難，以下所列的困難中你認(rèn)為哪一條并不是最主要的?A．新單位不能很好地發(fā)揮技術(shù)人員的專長(zhǎng)。B．新單位沒(méi)有與技術(shù)人員原先工作對(duì)口的專業(yè)。C．新單位沒(méi)有專門配套的設(shè)備生產(chǎn)基地。D．新單位在HT設(shè)備生產(chǎn)領(lǐng)域發(fā)展的歷史較短。1D 2D 3C 4D 5A
解放軍文職招聘考試 第一編文書-解放軍文職人員招聘-軍隊(duì)文職考試-紅師教育
發(fā)布時(shí)間：2017-05-22 19:47:44文書是人們?cè)谌粘Ｉ?、機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)中廣泛使用的書面材料，它具有一定的規(guī)則、體式。從使用范圍來(lái)看，文書可劃分為私人文書和公務(wù)文書兩大類。私人文書是指?jìng)€(gè)人、家庭為自身的需要而形成使用的文書，包括家譜、房契、手稿、遺囑和書信等；公務(wù)文書即公文，是指政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位從事公務(wù)交往活動(dòng)的文書。公文是公務(wù)文書的總稱。文件則有兩種含義：一是指政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位的正式發(fā)文；另一是指反映職能、政策、技術(shù)、活動(dòng)等具有保存、查考價(jià)值的文字或聲像材料，如工作總結(jié)、會(huì)議記錄、重要活動(dòng)的錄音、錄像、照片等。檔案是指使用過(guò)的、已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書，把它們挑選出來(lái)按照一定的規(guī)則重新整理、立卷、編排之后，便稱之為檔案。文書與檔案實(shí)務(wù)是文員和秘書重要的、基本的工作任務(wù)。每一個(gè)文員必須能夠掌握并熟練操作。1．公務(wù)文書的特點(diǎn)和作用公務(wù)文書的作者是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位及其負(fù)責(zé)人。公務(wù)文書的這些特定的作者必須依據(jù)黨和國(guó)家的方針、政策、法令，在法定的職責(zé)范圍內(nèi)制作文書，不能越權(quán)越軌發(fā)布公文。公務(wù)文書體現(xiàn)的是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和職能部門的工作意圖和規(guī)定要求，反映各項(xiàng)工作的進(jìn)程和效果，其內(nèi)容具有有效性，其中部分還具有權(quán)威性。公務(wù)文書在制作上應(yīng)該按常規(guī)的格式和各種類的結(jié)構(gòu)寫作，在處理上有一定的程序和制度。包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、收發(fā)、登記、批辦、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)。撰制和處理公務(wù)文書的全過(guò)程，就是文書工作。2．公務(wù)文書的種類與格式2．1 公文性文書的種類按照2000年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院所規(guī)定的行政公文共有13類14種：①命令（令）；②決定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通報(bào)；⑦議案；⑧報(bào)告；⑨請(qǐng)示；⑩批復(fù)；⑾意見；⑿函；⒀會(huì)議紀(jì)要。2．2 公文的格式（有文件樣式）公文的完全格式包括18項(xiàng)，但多數(shù)公文不完全使用格式，如無(wú)密級(jí)、附件、注釋等。（1）版頭。將發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加上 文件 （也可省去）二字，用紅色大字居中套印在公文首頁(yè)上端。（2）發(fā)文字號(hào)。由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)組成，發(fā)文年度加括號(hào)。下方用紅線與標(biāo)題隔開。（3）印刷順序號(hào)。即公文份數(shù)的順序號(hào)，標(biāo)注在公文首頁(yè)左上角。（4）密級(jí)。分絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)，標(biāo)注在公文首頁(yè)左上角、印刷順序號(hào)下方。（5）緊急程度。 急 或 特急 ，標(biāo)注在公文左上角，密級(jí)下方。（6）簽發(fā)人姓名。標(biāo)注在發(fā)文字號(hào)右側(cè)。此項(xiàng)只在報(bào)告和請(qǐng)示中出現(xiàn)。（7）公文標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和公文種類組成。（8）主送機(jī)關(guān)。指收受、辦理公文的單位，寫在正文之前，標(biāo)題之下，頂格。（10）附件。正文內(nèi)容的輔助部分。其標(biāo)題置于正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)名稱之前。（11）發(fā)文機(jī)關(guān)。指制作公文的單位，使用機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱。（12）成文日期。成文日期以公文簽發(fā)或會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)，寫于公文末尾，發(fā)文機(jī)關(guān)右下方。（13）機(jī)關(guān)印章。用印位置在發(fā)文日期上面，上不壓正文，下要騎年蓋月。除有特定版頭的普發(fā)性文件外，正式行文都應(yīng)加蓋機(jī)關(guān)印章。（14）注釋。校注于成文日期之下，主題詞之上的偏左位置。它是對(duì)正文中有關(guān)名詞術(shù)語(yǔ)的注解，用以說(shuō)明正文中不便于說(shuō)明的事項(xiàng)。（15）閱讀（發(fā)送）范圍。加括號(hào)標(biāo)注在成文日期的左下方。（16）主題詞。概括地表述公文內(nèi)容和歸檔的規(guī)范詞，標(biāo)引在公文最后一頁(yè)的下端，抄報(bào)、抄送單位上端。（17）抄送單位。包含抄報(bào)、抄送、抄發(fā)單位。（18）印發(fā)說(shuō)明。內(nèi)容包括公文制發(fā)部門、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)。3. 文書處理的內(nèi)容和方法文書處理的內(nèi)容和基本任務(wù)包括：（1）發(fā)文：從文書起草、修改、審核、簽發(fā)到印制、發(fā)出的一系列處理環(huán)節(jié)。（2）收文：從來(lái)文的簽收、登記、分辦、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復(fù)的一系列處理環(huán)節(jié)。（3）管理：平時(shí)管理、發(fā)揮公文的效用，公文保密的一系列管理環(huán)節(jié)。（4）立卷歸檔：整理立卷、歸檔保存的處理環(huán)節(jié)。3．1 收文處理文秘人員收到文書以后，必須按照一定的程序?qū)λ瘴臅M(jìn)行處理，這些程序包括：（1）簽收和拆封。文秘人員在送來(lái)的《文書投遞單》或《送文登記簿》上簽字，需要認(rèn)真核對(duì)和清點(diǎn)，做到四個(gè) 查清 ：?查清信封或封筒上的收文機(jī)關(guān)名稱，是否確屬本機(jī)關(guān)的收文，以防錯(cuò)投、錯(cuò)收；?查清信封號(hào)碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號(hào)碼是否一致；?查清文件封口是否破損，包裝是否牢固；?查清文件的登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。文書人員只是對(duì)寫明由本機(jī)關(guān)或本部門收啟的封件進(jìn)行拆封；寫明某某領(lǐng)導(dǎo)人 親收 、 親啟 的封件，則應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)人本人拆封或由其委托的人代拆。拆封文件要細(xì)心，不要撕毀封內(nèi)文件，要將封內(nèi)的文件取干凈，然后檢查文件是否齊全。對(duì)于重要作者的親筆信封，應(yīng)予以保存。對(duì)封內(nèi)文件的發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期不詳?shù)?，?yīng)根據(jù)封皮上的發(fā)文機(jī)關(guān)和郵戳日期予以注明。（2）登記。對(duì)文書進(jìn)行登記，便于進(jìn)行收文數(shù)量統(tǒng)計(jì)及以后的查考利用。收文登記的形式分為簿冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式三種。登記項(xiàng)目主要有：順序號(hào)、收到日期時(shí)間、來(lái)文單位、來(lái)文字號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、承辦單位、簽收、復(fù)文號(hào)、歸入卷號(hào)、備注等。（3）分送。分送的原則是：?屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；?屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；?分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好 公文處理單 ，連同文件一并送批；?便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；?在文件份數(shù)少，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理。在進(jìn)行文件傳閱時(shí)，應(yīng)以文秘人員為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱，即一位領(lǐng)導(dǎo)閱后直接退回給文秘人員，注銷后再由文秘人員送給另一位領(lǐng)導(dǎo)閱讀，而不是讓領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間直接傳閱。（4）擬辦。文件的擬辦是指文秘人員對(duì)來(lái)文的處理提出初步意見或建議，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。為方便領(lǐng)導(dǎo)人查閱有關(guān)政策性文件，文秘人員可將有關(guān)文件（預(yù)先標(biāo)出需要參閱的內(nèi)容）或文件的摘要卡片連同公文一并送上。（6）批辦。是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)送批的文件如何處理所作的批示。簽署在《公文處理單》的 領(lǐng)導(dǎo)批示 一欄中。批明傳達(dá)的范圍、方法和時(shí)間；或批明承辦部門、人員和期限、要求；或提出具體措施和步驟。批辦應(yīng)寫明姓名和日期。文秘人員根據(jù)批示內(nèi)容，擬定辦文程序。（6）承辦。指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或人員按照來(lái)文的要求，或領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。對(duì)公文的辦理，可以由受文單位或個(gè)人承擔(dān)，也可以由其他單位或個(gè)人承擔(dān)。方式有：傳達(dá)承辦、專案專辦、答復(fù)承辦等，承辦應(yīng)該注重時(shí)效，分清主辦與協(xié)辦，分清復(fù)文與不復(fù)文。（7）催辦。指文秘人員對(duì)必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。要明確責(zé)任，誰(shuí)負(fù)責(zé)誰(shuí)催辦，可采用遞交催辦單、電話催辦或派人催辦的辦法，并作好催辦記錄。（8）注辦。文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果，內(nèi)容有承辦單位、時(shí)間、結(jié)果、承辦人、回復(fù)的方法、日期等項(xiàng)。3．2 發(fā)文處理文秘人員人員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，包括兩種情況：向外單位或者本單位的各部門發(fā)出文件，稱為制發(fā)；將收到的文件轉(zhuǎn)送至有關(guān)部門，稱為轉(zhuǎn)發(fā)。其一系列程序即為發(fā)文處理過(guò)程。（1）擬稿。是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過(guò)程。（2）核稿。是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。要做到 六查 ：?查是否需要行文，以什么名義行文。?查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級(jí)政府的有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)和本部門已有的規(guī)定是否矛盾。?查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行。?查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問(wèn)題是否協(xié)商一致并經(jīng)過(guò)會(huì)簽。?查文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范。?查公文格式是否符合規(guī)定。核稿一般先對(duì)文稿進(jìn)行通讀，看出其主要意圖和存在問(wèn)題，然后對(duì)文稿逐字逐句細(xì)審。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，則可退回，或協(xié)商，或修改。（3）簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。一般由主要領(lǐng)導(dǎo)人或具體分管的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，也可由文秘人員長(zhǎng)、辦公廳（室）或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文或內(nèi)容涉及到其他部門的公文，要實(shí)行會(huì)簽。簽發(fā)時(shí)應(yīng)在發(fā)文稿紙的簽發(fā)一欄寫明意見，親署姓名、日期。（4）編號(hào)。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)的機(jī)關(guān)代字是統(tǒng)一編制，且長(zhǎng)期穩(wěn)定。由領(lǐng)導(dǎo)人簽署的公布性公文可按領(lǐng)導(dǎo)人的任職期限連續(xù)編號(hào)，其他公文一般按年度編排序號(hào)。（5）繕印，指對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。急件要先打印，保密件應(yīng)指定專門的印刷單位打印，并派人監(jiān)印和履行簽字手續(xù)。（6）校對(duì)，指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。校對(duì)有單人校、雙人校、多人校、通校。普通文件應(yīng)兩校一讀，重要文件三校一讀，校對(duì)符號(hào)及其用法應(yīng)該按照《中華人民共和國(guó)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。公文印好后還應(yīng)認(rèn)真校對(duì)，以保萬(wàn)無(wú)一失。（7）用印，是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。要注意：?文件用印時(shí)，必須以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文件原稿為依據(jù)，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后始得用印。?文件用印要端正、清晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要騎年蓋月。?文件用印一定要與制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、部門或單位相一致。?要核實(shí)份數(shù)，超過(guò)份數(shù)的不能蓋印。（8）登記。一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，主要是為了便于對(duì)文件的管理和查找等。發(fā)文登記用簿式登記，項(xiàng)目為：順序號(hào)、發(fā)出日期、發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、附件、成文日期、密級(jí)、緩急時(shí)限、份數(shù)、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、簽收人、歸卷日期、歸入卷號(hào)。（9）分發(fā)。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。應(yīng)注意：?分裝之前先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級(jí)、有無(wú)附件等。入封文件要折疊平整，并略短于信封長(zhǎng)度。?郵政編碼、地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準(zhǔn)確。機(jī)關(guān)的名稱要寫全稱或者通用的簡(jiǎn)稱。?發(fā)文如系密件、急件、親啟件必須分別注明，文件的封口要用漿糊或膠水封實(shí)，不要用書釘封口，絕密文件應(yīng)蓋專用密封章或貼密封簽。?文件裝封后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送。收文處理程序4. 文書管理的內(nèi)容和要求文秘人員在做好收文和發(fā)文的基礎(chǔ)上，要進(jìn)行文書管理，內(nèi)容包括對(duì)文書的數(shù)量管理、質(zhì)量管理、時(shí)效管理、保密管理，以及文書的立卷與歸檔管理等，使得各種文書既方便查找、調(diào)閱，又妥善歸類，不遺失，不泄密。4．1 文書數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)效管理文書數(shù)量管理的要求是精簡(jiǎn)文件，可發(fā)可不發(fā)的文件堅(jiān)決不發(fā)，可以面談、電話的書面記錄代替行文，或在報(bào)刊雜志上公布，以代替層層行文。文書的質(zhì)量管理要求保證文書在內(nèi)容上正確、可靠，符合政策和事實(shí)；在文字上、格式上準(zhǔn)確、規(guī)范，不出差錯(cuò)。文書的時(shí)效管理要求盡可能縮短文書處理每一道環(huán)節(jié)的周期，不延誤、不推諉，及時(shí)反饋和辦理。4．2 文書的保密管理文書保密管理的內(nèi)容包括：確定密級(jí)和保密期限。應(yīng)該區(qū)分國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、組織內(nèi)部秘密等，列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。由于客觀形勢(shì)變化，或從全局衡量公開后更有利于工作的，應(yīng)及時(shí)變更密級(jí)、期限和解密。還包括密級(jí)和保密期限的標(biāo)注、密件的繕印和校對(duì)，密件的傳遞，密件的簽收、登記和傳閱，密件的保管和復(fù)制、密件的清退，密件的銷毀等環(huán)節(jié)。4．3 文書立卷與歸檔文秘人員對(duì)已經(jīng)辦理完畢的文書，挑選具有保存價(jià)值的，按照某種規(guī)律組成案卷即為文書立卷。立卷有利于文書的完整與安全，是進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)，也便于日后對(duì)文書的查考和利用。5. 檔案收集的對(duì)象和制度文秘人員及檔案部門人員通過(guò)一定的途徑，將分散在單位各處的已經(jīng)辦理完畢的，但有保存、查考價(jià)值的文書、聲像等資料集中起來(lái)即為檔案收集。應(yīng)該收集的文書資料大致有以下幾類：?重要的會(huì)議資料，如會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)人講話、重要發(fā)言、錄音帶、照片等；?上級(jí)下發(fā)的與本單位業(yè)務(wù)有關(guān)的決議、決定、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等；?代上級(jí)單位撰寫的已被采用的重要文件的定稿；?本單位的與上、下級(jí)單位的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告等公文性文書；?反映主要業(yè)務(wù)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、信訪工作材料；?與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書及其他來(lái)往文書；?干部任免、職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分以及職工勞動(dòng)、工資、福利等方面的文件材料；?本單位及下屬單位成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印信的文件材料；?反映歷史沿革、重要活動(dòng)的大事記、剪報(bào)、照片、錄音帶、錄像帶以及編輯的出版物等；?財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證；?不相隸屬單位頒發(fā)的需要本單位貫徹執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等；?下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。不需要收集和歸檔的材料有以下幾類：?重份文件（特別重要文件保留二、三份，其他只需一份，但同一文件的草稿、定稿不算重份）；?無(wú)查考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件（如一般會(huì)議的臨時(shí)通知、洽談工作的介紹信、節(jié)假日的放假通知等）；?未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿、一般文件的歷次修改稿、鉛印文件中除主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿之外的各次核對(duì)稿；?無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問(wèn)、建議的群眾來(lái)信；?單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；?本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文件材料；?不需貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的會(huì)議文件材料；?下級(jí)單位任免、獎(jiǎng)懲非本單位員工的材料；?越級(jí)和非隸屬單位抄送的不需辦理的文件材料；?外單位征求意見的文件未定稿。文秘及檔案人員在收集檔案時(shí)，應(yīng)該做到：（1）嚴(yán)格執(zhí)行收發(fā)登記制度和立卷歸檔制度。認(rèn)真做好文書的登記、清退和歸檔工作，仔細(xì)核對(duì)、檢查各種細(xì)節(jié)。（2）注意收集零散文書。除了規(guī)范的歸檔制度以外，文秘人員和檔案人員要留心收集散落在外、在個(gè)人手中的文書，并配合一定的控制、獎(jiǎng)懲措施，以補(bǔ)充歸檔制度的不足。（3）落實(shí)歸檔工作的崗位責(zé)任制。文秘人員和檔案人員要掌握好收文過(guò)程中的閱辦環(huán)節(jié)，及時(shí)收回文件；在發(fā)文過(guò)程中，注意收全文件的定稿、存本和附件；專人負(fù)責(zé)收集外出帶回的文書；仔細(xì)收集本單位的各種行政和業(yè)務(wù)文書。6. 立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和做法6．1立卷歸檔要求文書部門和或其他業(yè)務(wù)部門把已經(jīng)處理完畢的文書整理立卷，定期移交給單位檔案室或檔案人員集中保存，并應(yīng)該形成一定的制度。包括三方面：（1）歸檔范圍。凡是本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料，均應(yīng)歸檔；（2）歸檔時(shí)間。辦理完畢的文件材料，應(yīng)該在第二年上半年內(nèi)交由檔案室或檔案人員歸檔。特殊文件可根據(jù)具體情況適當(dāng)延長(zhǎng)時(shí)間；（3）歸檔要求。凡是應(yīng)歸檔的文件，必須分類立卷，排列有序，表格齊全，填寫無(wú)誤，編號(hào)科學(xué)和符合要求。6．2 文書立卷標(biāo)準(zhǔn)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為 立卷特征 ，通?？梢园凑找韵聨追N特征立卷：（1）按問(wèn)題特征立卷。將反映同一問(wèn)題的文書組成案卷。這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。如 關(guān)于某型號(hào)產(chǎn)品 可以將開發(fā)設(shè)計(jì)、工藝安排、加工制造、商標(biāo)包裝、產(chǎn)品銷售、附加情況等方面資料組合在一起立卷。（2）按作者特征立卷。以同一作者為標(biāo)準(zhǔn)將有關(guān)材料組合成卷的方法。，這些作者可以是法定組織或某一機(jī)構(gòu)，可用于上級(jí)來(lái)文和本單位文書的立卷工作，反映同一作者的活動(dòng)和文書來(lái)源、行文關(guān)系以及文書的重要程度。（3）按文種特征立卷。按照同一文種名稱為標(biāo)準(zhǔn)將文書組合成卷。不同的文種具有不同的適用范圍和作用，立卷可反映單位的不同活動(dòng)方式，但有時(shí)單獨(dú)以這種標(biāo)準(zhǔn)分成 會(huì)議紀(jì)要卷 、 通知卷 等無(wú)實(shí)際意義，應(yīng)與其他形式的立卷標(biāo)準(zhǔn)組合使用，如 某某公司的經(jīng)濟(jì)合同卷 、 某某公司的銷售網(wǎng)點(diǎn)報(bào)告卷 等等，才會(huì)具有實(shí)際使用價(jià)值和便于查找。（4）按時(shí)間特征立卷。以文書形成或文書內(nèi)容的時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)組合立卷。工作性計(jì)劃的形成時(shí)間要早于內(nèi)容時(shí)間，而工作總結(jié)的內(nèi)容時(shí)間又早于形成時(shí)間。類別較廣的材料不適合用形成時(shí)間立卷，適合用于內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間性強(qiáng)，針對(duì)的時(shí)間比較明確的文書。一般公文以成文日期為標(biāo)準(zhǔn)；計(jì)劃、總結(jié)等以內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)；跨年度辦理完畢的公文，以辦結(jié)時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)；跨年度的往來(lái)文書，以本單位發(fā)文或復(fù)文時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)；涉及到專業(yè)性的文書以專門年度為標(biāo)準(zhǔn)，如教學(xué)年度等。（5）按地區(qū)特征立卷。以文書的地區(qū)、地點(diǎn)和部位因素為標(biāo)準(zhǔn)組合立卷，將涉及同一地區(qū)的文件組成案卷，可以反映該地區(qū)的工作情況和有關(guān)地區(qū)問(wèn)題的處理。其作者往往是領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)區(qū)域的單位，對(duì)下屬機(jī)構(gòu)來(lái)文的組卷。如 某公司廣東地區(qū)銷售情況表 。（6）按通訊者特征立卷。以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問(wèn)函與復(fù)函，請(qǐng)示與批復(fù)等用通訊者特征立卷。如 某合資企業(yè)與某國(guó)某企業(yè)就開展商務(wù)活動(dòng)的往來(lái)函件 。按通訊者特征組卷與作者不同，只有兩個(gè)作者就某共同問(wèn)題進(jìn)行工作聯(lián)系、磋商所形成的往來(lái)文件才可以列入，而不包括兩個(gè)作者各自的其他發(fā)文。立卷的六個(gè)特征的運(yùn)用，是文件之間聯(lián)系的具體體現(xiàn)，文件之間的聯(lián)系是多方面的，不可能只采用一種固定的模式組卷。因此在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。6．3 立卷類目的編制立卷類目也叫案卷類目，是指在一年的實(shí)際文書尚未形成以前，根據(jù)單位各項(xiàng)活動(dòng)和文件形成的規(guī)律，對(duì)一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文書按照立卷要求和方法事先編制成的一個(gè)立卷規(guī)劃，事先擬制出來(lái)的歸卷?xiàng)l目。立卷類目主要由類名和條款兩部分組成：（1）類名。即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱，如工交類、城建類、財(cái)貿(mào)類、生產(chǎn)類、技術(shù)類、銷售類、廣告類等等。（2）條款。即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來(lái)的一組文件的總標(biāo)題。條款順序排定以后，依次編上順序號(hào)。如第一類第一條為 1 1 、第二類第二條為 2 2 等等。立卷類目的類別和條款的排列呈表格式，是平時(shí)文件歸卷的 索引表 ，指導(dǎo)文件 對(duì)號(hào)入座 、 定點(diǎn)歸宿 。6. 4 平時(shí)歸卷工作文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的對(duì)應(yīng)條款歸入卷內(nèi)，即為平時(shí)歸卷工作。要做到：（1）注意做好文件材料的收集工作；（2）對(duì)已經(jīng)歸卷的文件材料，要進(jìn)行定期檢查和調(diào)整；（3）事先預(yù)編的立卷類目，要注意調(diào)整修改；（4）可以確定組卷的，也可以提前進(jìn)行編目裝訂；（5）一些文件不便歸卷，可單獨(dú)設(shè)立一個(gè)卷夾，注明 待歸文件 。6. 5 年終組卷簡(jiǎn)稱組卷，指年終或次年年初對(duì)歸卷的各個(gè)條款內(nèi)的文件材料進(jìn)行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號(hào)以及擬寫案卷標(biāo)題等一系列工作。平時(shí)歸卷只是粗略地將文件材料按條款歸類，不等于立卷，在組合案卷前要作細(xì)致的調(diào)整。（1）調(diào)整立卷。是指在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每一條款中所積累的文件材料，進(jìn)行適當(dāng)?shù)卣{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項(xiàng)工作。（2）卷內(nèi)文件排列和編號(hào)?卷內(nèi)文件排列，指將每個(gè)案卷內(nèi)的文件按照一定的規(guī)律和順序進(jìn)行系統(tǒng)化排列，可以按時(shí)間、問(wèn)題、重要程度、文號(hào)、作者、地區(qū)、通訊者、文種名稱、人名的姓氏筆畫或拼音字母等順序進(jìn)行排列。?卷內(nèi)文件的編號(hào)。應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁(yè)號(hào)，以固定它們的排列順序。（3）擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題是案卷的名稱，也稱案卷題名，是對(duì)卷內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概括。?案卷標(biāo)題的結(jié)構(gòu)及標(biāo)法。通常應(yīng)當(dāng)標(biāo)明卷內(nèi)文件作者、問(wèn)題、名稱三個(gè)基本部分，中間用 關(guān)于 、 的 來(lái)連接，例如 某某省府關(guān)于農(nóng)村工作的決定、通知 。標(biāo)明卷內(nèi)文件的作者，可用通用的簡(jiǎn)稱，如 本局 、 本公司 、 本廠 等。標(biāo)明卷內(nèi)文件的問(wèn)題是案卷標(biāo)題的核心，必須使問(wèn)題概括得全面、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練。標(biāo)明卷內(nèi)文件時(shí)間。一般的案卷標(biāo)題不需標(biāo)明時(shí)間，只有計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、預(yù)決算和重要文件以及跨年度文件組成的案卷才需要標(biāo)明時(shí)間，針對(duì)的時(shí)間要準(zhǔn)確，不可隨意簡(jiǎn)化。標(biāo)明卷內(nèi)文件通訊者?？蓪?wèn)題要素插入通訊者此方與彼方之間，并將同一性質(zhì)的機(jī)關(guān)概括為總稱，例如 某某市航運(yùn)公司就制止貨輪搭客問(wèn)題與某某線各航運(yùn)公司的往來(lái)文書。標(biāo)明卷內(nèi)文件涉及的地區(qū)。對(duì)于同屬較大地區(qū)范圍的若干作者，可以用大的地區(qū)概念加以概括，如 某某地區(qū)各縣關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)情況的報(bào)告 ；可以列舉一二個(gè)后加 等 字，如 某某地區(qū)行署關(guān)于某某、某某等五個(gè)縣（市）防汛救災(zāi)情況的調(diào)查報(bào)告。?案卷標(biāo)題的擬寫要注意：政治上的正確性；文字表達(dá)要精練通順，概括準(zhǔn)確；案卷標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)要力求完整，合乎語(yǔ)法，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確。6. 6 案卷的編目與裝訂編目成卷指在組合案卷的基礎(chǔ)上，對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號(hào)等一系列工作。（1）案卷的編目。指在卷內(nèi)文件排列編號(hào)的基礎(chǔ)上，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封皮等工作。（2）案卷的裝訂與裝盒。一般來(lái)說(shuō)，案卷都需要進(jìn)行裝訂，對(duì)于某些特殊珍貴的手稿、照片、圖紙?jiān)诓槐阌谶M(jìn)行裝訂時(shí)，也可以采用卷盒、卷袋進(jìn)行保管。案卷裝訂的要求是：整齊、牢固，不影響閱讀。在裝訂之前，要去掉文件上的金屬物，以防年久銹蝕文件。注意不要有倒置、脫漏的頁(yè)張。凡書寫未留裝訂線的要補(bǔ)貼加邊，殘破的文件要修補(bǔ)裱糊，大張的文件要折疊以后才能裝訂。（3）案卷排列與編號(hào)。指案卷經(jīng)過(guò)編目裝訂以后，將一個(gè)年度、一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列、編號(hào)，以固定其順序。?案卷的排列。案卷先按保管期限分開，即按永久、長(zhǎng)期、短期分別排列。也可按重要程度、作者、名稱、時(shí)間、地區(qū)等體現(xiàn)條理化和一定的規(guī)律。?案卷的編號(hào)。編號(hào)的順序如：永久卷1 50、長(zhǎng)期卷51 100、短期卷101 150、副卷151 200。6. 7 案卷歸檔（1）案卷目錄的編制。案卷目錄的項(xiàng)目有 案卷號(hào)、立卷類目號(hào)、案卷題名、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注 等等。編制案卷目錄一般兩種方法：一種由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號(hào)，編制正式的案卷目錄。二是由機(jī)關(guān)檔案室通盤組織，指導(dǎo)各部門的文書立卷人員統(tǒng)一分類，編排卷號(hào)，直接編制案卷目錄。（2）文件檢索工具的編制。文件檢索工具指用來(lái)查找、利用文件材料的目錄、卡片等等。其編制內(nèi)容主要有：?文號(hào)索引，又叫文件作者目錄。目錄設(shè)置的項(xiàng)目一般有：文件作者（加標(biāo)題）、文號(hào)、文件日期、所在卷頁(yè)號(hào)。?文件分類目錄，又叫文件綜合分類目錄。設(shè)置的項(xiàng)目一般有：類別、順序號(hào)、文件作者（加標(biāo)題）、文號(hào)、文件日期、卷頁(yè)號(hào)，并加封面和底頁(yè)。一年編制一本，編制號(hào)后付印裝訂成冊(cè)。?案卷的歸檔（3）文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為 歸檔 。?歸檔范圍，也即文書立卷的范圍，指機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成和使用的文件以及其他有關(guān)的材料（包括照片、圖表、印模、錄音帶、錄像帶等）。?歸檔時(shí)限。一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案。?歸檔要求：應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全、完整；文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值、分類整理、立卷，案卷標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明確切。機(jī)關(guān)檔案室在接收案卷時(shí)，應(yīng)按照以上要求對(duì)案卷檢查驗(yàn)收。移交目錄一式二至三份，一份經(jīng)簽字后留公文處理部門使用，另外一至二份交機(jī)關(guān)檔案室保存。7. 檔案的保管和利用文秘或檔案人員通過(guò)收集，得到各種信息檔案，為方便管理和檢索，需要對(duì)其進(jìn)行鑒定，主要有檔案價(jià)值鑒定、文書立檔單位鑒定、文書內(nèi)容鑒定、文書完整程度鑒定、文書責(zé)任者鑒定、文書時(shí)間鑒定、文書題名鑒定、文書稿本鑒定、文書外在特征鑒定和記錄性文書價(jià)值鑒定等。為了完好、長(zhǎng)久保存檔案，需要采取一些保護(hù)措施，進(jìn)行妥善管理。包括對(duì)檔案保管期限的確定。文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16至50年）、短期（15年以下）三種。文書管理人員為了掌握檔案的基本情況，還必須對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)量的登記、統(tǒng)計(jì)和分析研究，以期更好地提供利用。檔案的利用途徑和方式有以下幾種：（1）設(shè)置檔案室，提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀。（2）通過(guò)一定的制度和手續(xù)，提供檔案外借，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等。（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實(shí)行檔案的有償交流，提供檔案利用率。（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，對(duì)申請(qǐng)者提供核實(shí)某種事實(shí)的書面證據(jù)。（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員對(duì)查詢者的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)。（6）將檔案目錄印制成冊(cè)，分發(fā)到有關(guān)部門，以交流信息。舉辦檔案展覽，充分發(fā)揮檔案的作用。
